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「オンラインアシスタント」9社比較調査してみた!【業務効率化・経費削減】

こんにちは。

最近YouTubeで懐かしい「マネーの虎」を視聴しているぴーちゃんです。

 

様々な志願者がいる中で「どんな情報でも電話一本で答えるサービス」を提案している方がおり、現在改めて見直してみると時代のギャップとかを感じたりして面白いです。

 

今日は、そうした簡易秘書的なアイデアが時代を超えて進化し、実用性も兼ね備えているオンライン秘書サービス「オンラインアシスタント」について内容をまとめてみました。

 

目次

 そもそもオンラインアシスタントとは?

オンラインアシスタントとは、文字通りに言うと『ネット上の助手』です。

 

言い換えると、「在宅からネットを使い、遠隔で秘書業務などのオンラインワークを代行するサービス」ということになります。

 

具体的な業務例ををみていくと、下記のようなものになります。

 オンラインアシスタント【フジ子さん】 より一部引用

①経理関係

・クラウドツールの導入サポート
・振込み、支払い代行
・記帳代行
・経費精算 etc..

→個人事業主さんやプレイヤーとして業務を兼任している人などにとって、こうした作業を代行してもらうのは非常に助かります。

 

②秘書/総務

・備品購入代行
・出張手配やお店の予約
・資料作成
・調べもの、リサーチ業務
・翻訳、英語メール対応 etc..

→社内で英語対応できる人材がいない場合もあるので、外部でこういった方に対応いただくと助かりますね。

 

➂人事
・給料計算
・求人広告の出稿と管理
・面接スケジュール調整
・入社、退職の手続き
・勤怠管理 etc..

→人事も繁忙期に入ると採用に追われてその他業務が滞ったりがよくあります。

 

④Webサイト運用

・Webページの編集
・SNSの運用代行
・ECサイトの運用代行
・クラウドソーシングの管理
・画像の加工、編集 etc..

→これはあったら助かりますね。私も前会社で自分の専門業務に加えて会社関係のホームページ管理が業務でしたが、毎月何百ものデータを差し替えが必要だったりと、単純作業なのに時間が無駄にかかる業務だったので、代行でやってもらえると人件費的にも業務効率的にも絶対会社にお得でした

 

以上のように、秘書業務からWEBサイト運用まで、様々な業務に対応しています。

 

最近では、企画・マーケティングや営業といった専門分野についての業務に関しても対応してきているようです。

 

従来の「秘書」や「クラウドソーシング」との違いとは?

 さて、日本では比較的新しいこのサービスですが、従来の業種に近いのが秘書です。

 

秘書ひしょ)とは、組織あるいは上司の書類面における仕事を請け負う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、重要書類を扱う仕事であるということである。(wikipediaより引用)

 

この定義を考えると、重要書類に関しては外注は難しいと思いますが、一方で幅広く雑務全般も行う役回りなので、そうした業務については「オンラインアシスタント」と業務が被っており、後者の方が人件費も安く済みます。

 

※・秘書の給与平均  年362 万円

 オンラインアシスタントの年間使用料 年211万円

(社会保険料分を考慮すると時給1100円、月160時間労働と仮定)  

年151万円の費用削減 

 

それぞれ対面・ネット上という違いがあり、来客対応やお茶出しといった現場での対応は秘書しかできません。

 

一方でオンラインアシスタント会社はそれぞれの業務に特化した人材を持っているので、そうした人材が欲しい場合には助かります。ネットで完結するビジネスなんかでは本当に代替できそうです。

 

また、最近日本でも市場が拡大中のクラウドソーシングでも、「アシスタント」として業務を依頼する事が増えていますが、実際に使っているクライアントから人を使うことの大変さを聞いたことがあります。複数人に依頼する場合の研修・教育管理が難しいからです。

 

一方の「オンラインアシスタント」では、1つのプロジェクトに関しチーム制で取り組む仕組みとなっているため、それぞれ強みを生かしたスタッフが業務を遂行してくれます。

 

結果クラウドソーシングでかかるクライアント側の手間などが省けるサービスになっています。


オンラインアシスタントの良い点・悪い点

今まで主に「オンラインアシスタント」の良い点を中心に述べてきましたが、ここで一旦良い点と悪い点について整理してみていきましょう。

 

良い点5つ

サービス導入に時間がかからない

→従業員の採用となると、採用から入社まで1か月はかかります。本サービスであれば会社にもよりますが最短3日で導入可能な会社もあり、急ぎの案件に対応できます。

 

人件費を抑えることが出来る

→先ほどの通り、平均額ベースで年151万円の費用削減になります。その他従業員の雇用に関し、パソコン・デスク等備品等のコストも削減することが出来ます。

 

人材を絶やすことなく業務遂行してもらえる

→一人の秘書の場合、その方が病気やケガなどで離脱した場合にすぐ代わりになる人を見つけるのは大変です。本サービスであればチーム制の為、欠員したらすぐ補充することで業務を遂行し続けてもらうことが可能です。

 

必要な業務に応じてサポートを依頼できる

→一人の秘書を雇う場合では、例えば専門技術の必要なWeb業務など何か急な業務を頼めない場合もありますが、「オンラインアシスタント」では、臨機応変に対応してもらうこと可能です。結果としてクライアントは重要なタスク遂行に集中でき、人手不足の解消にもつながります。

 

依頼者側の状況によって契約内容を変更できる

→従業員の雇用であると、なかなか短期間で雇用条件の変更をすることができませんよね。一方で「オンラインアシスタント」では、サービスの契約になるため、実働時間によりプランを変更したり、単発での依頼をすることが可能になっています。無駄な出費も抑えることが出来ます。

 

悪い点3つ

人材が適任かわからない

→直接秘書を採用した場合は、会社が直接人材を判断することが可能ですが、「オンラインアシスタント」の場合はそれが出来ないため、ミスマッチが生まれる可能性もあります。

 

コミュニケーションがスムーズにできない場合もある

→上記の話につながりますが、会社になじむ人を選ぶことは難しいのと、対面でのやり取りがない状態でメールや電話を用いてやりとりをすることになるので、円滑なコミュニケーションが難しくなる場合があります。

 

また、お互いをよく知らないでやり取りすることになるため、例えば依頼したお店が希望と違ったなど、細かく考えを汲み取るなどは秘書に比べて苦手な部分といえます。

 

新サービスのため、利用者側の慣れが必要

→仕事で普段使っていない連絡ツールの使用や、こうしたスタイルで仕事を依頼することには一定の慣れが必要かと考えられます。業種等によっては導入に障壁があることも予想されます。

 

以上のように、良い点もあれば悪い点もあります。依頼主の状況を鑑みて、利点を最大限生かせる形でサービスが利用できるのが一番です。

 

具体的なサービス会社は? 3社をピックアップしてご紹介!

上で見たように、コストの面で優れているとお伝えしました。こちらでは業者さん3社をピックアップして簡単にご紹介します。

 

①オンラインアシスタント【フジ子さん】

こちらは、2017年3月にサービス開始された新しい会社です。後発ということもあってか、料金も競合と比較し最安値水準、2週間の無料体験を実施しているなど、サービス自体を使ったことがない人にとっての敷居の低さが長所です。

 

 

②Chatworkアシスタント

最近「仕事版line」のような感じで既読がつかないチャットサービスとして有名なチャットワークさんも同様のサービスを提供しています。倍率100倍の難関を突破したアシスタントに限定されているようなのでサービス品質には期待できそうです。3か月から契約可能です。

 

➂ビズアシスタント オンライン

こちらもクラウドソーシング業界大手のクラウドワークスが運営しているサービスということで信用度は高そうです。アシスタントはクラウドソーシングで好評を得ている方から選抜されるというのに特徴があります。

 

代表的な9社の基本情報を一気に知りたい!

今回は、エクセルで別途9社の各条件(対応業務、プラン、特徴など)等の情報をまとめてみましたので、以下のページをご覧ください!☺印刷すると読みやすいです。

オンラインアシスタント9社比較表- Google ドライブ

 

 表を見てみると、依頼量に関わらず料金が固定のGennyなんかは魅力的です。

 

下にも一応写真を貼っておきます。

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【各社リンク先】

・1: オンラインアシスタント【フジ子さん】

・2: Chatworkアシスタント

・3: 米国生まれのオンラインアシスタントなら「DESK YOU(デスクユー)」

・4:ビズアシスタント オンライン

・5: HELP YOU

・6: CasterBiz | オンラインアシスタントならキャスタービズ

・7: Genny「ジェニー」 優秀なオンライン秘書(アシスタント)

・8: CLARY クラリー | オンライン・マルチリンガル・アシスタント

・9: 株式会社トーイングウーマン|バックオフィスの即戦力!オンラインアシスタント

 

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まとめ

各社それぞれ、

・料金

・対応できる業務

・ブランド(信用性)

などで強みがありました。

 

まずは、 オンラインアシスタント【フジ子さん】 やDESK YOU、などで「オンラインアシスタント」のサービス自体を体験してみた上で依頼内容や優先順位によって細かく会社を比較検討していくのが良いと思います。