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「オンラインアシスタント」9社比較調査してみた!【業務効率化・経費削減】

こんにちは。

最近YouTubeで懐かしい「マネーの虎」を視聴しているぴーちゃんです。

 

様々な志願者がいる中で「どんな情報でも電話一本で答えるサービス」を提案している方がおり、現在改めて見直してみると時代のギャップとかを感じたりして面白いです。

 

今日は、そうした簡易秘書的なアイデアが実現したようなサービス、オンライン秘書サービス「オンラインアシスタント」についてご紹介します。

 

※こういったTwitterコメントから、今後の需要が期待されそうです。

目次

 そもそもオンラインアシスタントとは?

オンラインアシスタントとは、文字通りに言うと『ネット上の助手』です。

 

言い換えると、「在宅からネットを使い、遠隔で秘書業務などのオンラインワークを代行するサービス」ということになります。

 

具体的な業務例ををみていくと、下記のようなものになります。

 オンラインアシスタント【フジ子さん】 より一部引用

①経理関係

・クラウドツールの導入サポート
・振込み、支払い代行
・記帳代行
・経費精算 etc..

→個人事業主さんやプレイヤーとして業務を兼任している人などにとって、こうした作業を代行してもらうのは非常に助かります。

 

②秘書/総務

・備品購入代行
・出張手配やお店の予約
・資料作成
・調べもの、リサーチ業務
・翻訳、英語メール対応 etc..

→社内で英語対応できる人材がいない場合もあるので、外部でこういった方に対応いただくと助かりますね。

 

➂人事
・給料計算
・求人広告の出稿と管理
・面接スケジュール調整
・入社、退職の手続き
・勤怠管理 etc..

→人事も繁忙期に入ると採用に追われてその他業務が滞ったりがよくあります。

 

④Webサイト運用

・Webページの編集
・SNSの運用代行
・ECサイトの運用代行
・クラウドソーシングの管理
・画像の加工、編集 etc..

→これはあったら助かりますね。私も前会社で自分の専門業務に加えて会社関係のホームページ管理が業務でしたが、毎月何百ものデータを差し替えが必要だったりと、単純作業なのに時間が無駄にかかる業務だったので、代行でやってもらえると人件費的にも業務効率的にも絶対会社にお得でした

 

以上のように、秘書業務からWEBサイト運用まで、様々な業務に対応しています。

 

最近では、企画・マーケティングや営業といった専門分野についての業務に関しても対応してきているようです。

 

従来の「秘書」や「クラウドソーシング」との違いとは?

 さて、日本では比較的新しいこのサービスですが、従来の業種に近いのが秘書です。

 

秘書ひしょ)とは、組織あるいは上司の書類面における仕事を請け負う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、重要書類を扱う仕事であるということである。(wikipediaより引用)

 

この定義を考えると、重要書類に関しては外注は難しいと思いますが、一方で幅広く雑務全般も行う役回りなので、そうした業務については「オンラインアシスタント」と業務が被っており、後者の方が人件費も安く済みます。

 

※・秘書の給与平均  年362 万円

 オンラインアシスタントの年間使用料 年211万円

(社会保険料分を考慮すると時給1100円、月160時間労働と仮定)  

年151万円の費用削減 

 

それぞれ対面・ネット上という違いがあり、来客対応やお茶出しといった現場での対応は秘書しかできません。

 

一方でオンラインアシスタント会社はそれぞれの業務に特化した人材を持っているので、そうした人材が欲しい場合には助かります。ネットで完結するビジネスなんかでは本当に代替できそうです。

 

また、最近日本でも市場が拡大中のクラウドソーシングでも、「アシスタント」として業務を依頼する事が増えていますが、実際に使っているクライアントから人を使うことの大変さを聞いたことがあります。複数人に依頼する場合の研修・教育管理が難しいからです。

 

一方の「オンラインアシスタント」では、1つのプロジェクトに関しチーム制で取り組む仕組みとなっているため、それぞれ強みを生かしたスタッフが業務を遂行してくれます。

 

結果クラウドソーシングでかかるクライアント側の手間が省けるサービスになっています。


オンラインアシスタントの良い点・悪い点

今まで主に「オンラインアシスタント」の良い点を中心に述べてきましたが、ここで一旦良い点と悪い点について整理してみていきましょう。

 

良い点5つ

サービス導入に時間がかからない

→従業員の採用となると、採用から入社まで1か月はかかります。本サービスであれば会社にもよりますが最短3日で導入可能な会社もあり、急ぎの案件に対応できます。

 

人件費を抑えることが出来る

→先ほどの通り、平均額ベースで年151万円の費用削減になります。その他従業員の雇用に関し、パソコン・デスク等備品等のコストも削減することが出来ます。

 

人材を絶やすことなく業務遂行してもらえる

→一人の秘書の場合、その方が病気やケガなどで離脱した場合にすぐ代わりになる人を見つけるのは大変です。本サービスであればチーム制の為、欠員したらすぐ補充することで業務を遂行し続けてもらうことが可能です。

 

必要な業務に応じてサポートを依頼できる

→一人の秘書を雇う場合では、例えば専門技術の必要なWeb業務など何か急な業務を頼めない場合もありますが、「オンラインアシスタント」では、臨機応変に対応してもらうこと可能です。結果としてクライアントは重要なタスク遂行に集中でき、人手不足の解消にもつながります。

 

依頼者側の状況によって契約内容を変更できる

→従業員の雇用であると、なかなか短期間で雇用条件の変更をすることができませんよね。一方で「オンラインアシスタント」では、サービスの契約になるため、実働時間によりプランを変更したり、単発での依頼をすることが可能になっています。無駄な出費も抑えることが出来ます。

 

悪い点3つ

人材が適任かわからない

→直接秘書を採用した場合は、会社が直接人材を判断することが可能ですが、「オンラインアシスタント」の場合はそれが出来ないため、ミスマッチが生まれる可能性もあります。

 

コミュニケーションがスムーズにできない場合もある

→上記の話につながりますが、会社になじむ人を選ぶことは難しいのと、対面でのやり取りがない状態でメールや電話を用いてやりとりをすることになるので、円滑なコミュニケーションが難しくなる場合があります。

 

また、お互いをよく知らないでやり取りすることになるため、例えば依頼したお店が希望と違ったなど、細かく考えを汲み取るなどは秘書に比べて苦手な部分といえます。

 

新サービスのため、利用者側の慣れが必要

→仕事で普段使っていない連絡ツールの使用や、こうしたスタイルで仕事を依頼することには一定の慣れが必要かと考えられます。業種等によっては導入に障壁があることも予想されます。

 

以上のように、良い点もあれば悪い点もあります。依頼主の状況を鑑みて、利点を最大限生かせる形でサービスを利用するのが一番です。

 

具体的なサービス会社は? おすすめ3社を厳選してご紹介!

上で見たように、オンラインアシスタントはコスト面で優れているとお伝えしました。こちらでは業者さん3社をピックアップして簡単にご紹介します。

①オンラインアシスタント【フジ子さん】

こちらは、2017年3月にサービス開始された新しい会社です。後発ということもあってか、料金も競合と比較し最安値水準、2週間の無料体験を実施しているなど、サービス自体を使ったことがない人にとっての敷居の低さが長所です。

 

 

②Chatworkアシスタント

最近「仕事版line」のような感じで、「既読がつかないチャットサービス」として有名なチャットワークさんも同様のサービスを提供しています。倍率100倍の難関を突破したアシスタントに限定されているようなのでサービス品質には期待できそうです。3か月から契約可能です。

 

➂ビズアシスタント オンライン

こちらもクラウドソーシング業界大手のクラウドワークスが運営しているサービスということで信用度は高そうです。アシスタントはクラウドソーシングで好評を得ている方から選抜されるというのに特徴があります。

 

代表的な9社の基本情報をおすすめ順に並べてみました!

今回は、9社の各条件(対応業務、プラン、特徴など)をまとめてみましたので、以下をご覧ください!

No1 会社名 対応業務 料金プラン詳細 30時間あたりの料金 特徴 注意点
1 オンラインアシスタント【フジ子さん】 主要業務(経理・秘書/総務・人事・Webサイト運用) 【2週間】トライアルプラン(実働2h.無料)
【1か月】
プラン20(実働月20h.4,7万)
プラン30(実働月30h.6,9万)
プラン50(実働月50h.9,9万)
69,000 低価格、2h無料トライアル有  
2 Chatworkアシスタント
秘書・一般事務
人事・総務
会計・経理
サイト運用
カスタマーサポート
クラウドツール導入
ライト(30h、7万~)
レギュラー(60h、14万~)
カスタマイズ(31h、要相談)※1h単位での契約
70,000~ 3か月から一括払いで5%オフ  
3 DESK YOU 主要業務(秘書・Web製作/デザイン・総務・経理) 5h無料
20h、4,8万
30h、7,1万
50h、11,7万
71,000 5h無料トライアル有 超過料金…2,800円/h
4 ビズアシスタント オンライン 提案書・報告書などの資料作成
データ入力・処理
会計・記帳経理
サポート
Webサイト・ブログ更新
リサーチ
一般事務・秘書業務
カスタマーサポート業務
バイリンガル事務
【1か月契約】ライト(30h.9万、60h.17,1万、90h.24,3万)
【3か月契約】レギュラー(30h.8,5万、60h.16,2万、90h.23,1万)
【6か月契約】シルバー(30h.8,1万、60h.15,4万、90h.21,9万)
【12か月契約】ゴールド(30h.7.65万、60h.14,5万、90h.20,7万)
76,500 先方が提案する【カスタムプラン】有  
5 Help You 主要10業務(秘書/総務・経理/財務・採用/人事・企画/マーケティング・営業・メディア運用・ECサイト運用・SNS運用・広告運用・クリエイティブ) エコノミー(3か月、10万)
ビジネス(6か月、9万)
ファースト(12か月、8万)
※実働は全て30h/月
80,000 最短3日で導入可能
・世界中の30代女性多
前金制。月間30時間を超えた場合に超過料金発生。
6 CasterBiz 主要業務(秘書・人事・経理・Web運用) 【実働30h/月】
ライト(3か月、12万)
レギュラー(6か月、9,6万)
プレミアム(12か月、8.,4万)
【実働30h/月以上】
フルカスタマイズ(料金はお問い合わせにて)
84,000 ・女性のみ
・1ヶ月限定トライアルプラン12万有
 
7 Genny 対応業務(メール確認/返信代行・スケジュール管理・ドライバー手配/運行管理・アポイント調整・調査/報告・ビジネスランチ/会食予約・出張手配・契約書作成補助・名刺管理・経費精算補助) トライアル(2週間、4,800円)
Standardプラン(2か月、10,5万)
12か月プラン(9,8万)
18か月プラン(9,5万)
依頼量に関わらず料金固定  
8 CLARY 主要業務(翻訳全般・リサーチ全般・現地言語による電話代行・リスト作成・現地言語での問い合わせ・メディア投稿代行・データ入力代行・Skypeを用いた3者間同時通訳) ベーシック(約3773円で5枚)
デラックス(約7331円で10枚)
エンタープライズ(13800円で20枚)
※2018.4/23現在。詳細はHPにて
チケット制(1タスクごとに消化。ビジネスタスクは3枚/件)
・四カ国語(日本語・英語・中国語・ドイツ語)に対応
チケットは翌月持ち越し不可
9 towing women 主要業務(一般事務・資料作成・データクレンジング・名刺のデータ化・契約書作成補助・各種リサーチ・秘書業務・経理事務) トライアル(1週間、0円)
スモール(20h.6,5万)
ミディアム(40h.12,8万)
ラージ(80h.25万)
フル(160h.40万)
97,500
(30hのプランなし。
20hプランの時間単価で計算した場合)
1週間トライアル有、稼働時間の長いプランも有。  

 

オンラインアシスタント9社比較表- Google ドライブ

 

 依頼量に関わらず料金が固定のGennyなんかは魅力的です。

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【各社リンク先】

・1: オンラインアシスタント【フジ子さん】

・2: Chatworkアシスタント

・3: 米国生まれのオンラインアシスタントなら「DESK YOU(デスクユー)」

・4:ビズアシスタント オンライン

・5: HELP YOU

・6: CasterBiz | オンラインアシスタントならキャスタービズ

・7: Genny「ジェニー」 優秀なオンライン秘書(アシスタント)

・8: CLARY クラリー | オンライン・マルチリンガル・アシスタント

・9: 株式会社トーイングウーマン|バックオフィスの即戦力!オンラインアシスタント

 

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まとめ

各社それぞれ、

・料金

・対応できる業務

・ブランド(信用性)

などで強みがありました。

 

まずは、無料体験ができる オンラインアシスタント【フジ子さん】 やDESK YOUで「オンラインアシスタント」のサービス自体を体験してみるといいですよ。オンラインアシスタントがどういうものか理解出来ますし、結果として使わなくても業務効率化の参考になりますからね。

 

オンラインアシスタントの導入自体をどうするか判断して、導入すると決まったら依頼内容や優先順位によって細かく会社を比較検討していくのが良いですね。

 

以上、「オンラインアシスタント」9社比較調査してみた!でした。